Privacyverklaring

Agentic Flows(KvK 42075199)is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens via Kraamtijdplanner. Vragen of verzoeken kun je sturen naar [email protected].

Ouders bepalen zelf wat er op hun pagina staat en met wie ze de link delen. Voor de inhoud van de pagina, zoals de gegevens en de foto van hun kind, beslissen zij; wij zorgen dat die inhoud veilig wordt opgeslagen en alleen zichtbaar is voor wie de link heeft.

Van ouders(wie een account heeft):

• Je e-mailadres en een versleutelde versie van je wachtwoord. Log je in met Google of Apple, dan ontvangen we van hen je e-mailadres, je naam en een koppelingsnummer; nooit je wachtwoord bij die dienst.
• De inhoud van je pagina: naam, geboortedatum, tijd, gewicht en lengte van je kind, jullie namen, een welkomstbericht, bezoekinstructies, maaltijdvoorkeuren, bezoekmomenten, wensen en eventueel een foto.
• Sessiegegevens: bij inloggen bewaren we een sessie met het IP-adres en de browser waarmee je inlogde, zodat je ingelogd blijft en we misbruik kunnen herkennen.
• Laatste activiteit: het tijdstip waarop je de planner of app voor het laatst ingelogd gebruikte, hooguit één keer per uur bijgewerkt. We gebruiken dit alleen om intern te tellen hoeveel accounts actief zijn en bewaren geen geschiedenis.
• Je voorkeuren: de taal van de planner en of je gewicht en lengte in metrische of Engelse eenheden ziet.
• Samen beheren: nodig je de andere ouder uit, dan maken we een eenmalige uitnodigingslink die na zeven dagen verloopt. Wie de uitnodiging aanneemt, ziet en bewerkt dezelfde planner, inclusief de aanmeldingen van bezoekers. We bewaren wie de uitnodiging verstuurde en wie er lid is van de planner.
• Pushmeldingen in de app voor iPhone en Android: zet je meldingen aan, dan bewaren we de apparaatcode die Apple of Google daarvoor geeft, of het om een iPhone of een Android-telefoon gaat en de taal van je app, zodat we je kunnen laten weten wanneer een bezoeker een moment, maaltijd of wens kiest.
• Als je Plus koopt: voor welke planner, het bedrag, de datum, of je via de website, de App Store of Google Play betaalde, en het betalingsnummer van Stripe of Apple of de aankoopcode van Google Play. Je rekening- of kaartgegevens zien wij niet.

De widget van de app voor iPhone en Android toont je eerstvolgende bezoeken. Die gegevens bewaart de app alleen op je eigen telefoon, zodat de widget ze kan laten zien zonder zelf in te loggen.

Van bezoekers(wie een deel-link opent):

• Wat je zelf invult bij een aanmelding: je naam, het aantal personen, een gerecht of een kort bericht, en het moment of de wens die je kiest.
• Een willekeurig gastnummer in een cookie, zodat je op hetzelfde apparaat je eigen aanmelding kunt intrekken. Het nummer zegt niets over wie je bent.

Van iedereen: om overbelasting en misbruik tegen te gaan, tellen we kort hoeveel verzoeken er per IP-adres binnenkomen. Dat adres bewaren we niet leesbaar en niet langer dan een kwartier.

We gebruiken geen advertentiecookies of trackers. Voor intern inzicht in het gebruik tonen we aantallen en een samenvatting per planner: een vaste herkenningscode, aanmelddatum, instelstatus, publicatiestatus en aantallen aanmeldingen. Toegelaten beheerders kunnen daarbij de accountnaam en het e-mailadres van de gekoppelde ouders bekijken. Dit overzicht bevat persoonsgegevens en is alleen toegankelijk voor toegelaten beheerders. Het toont geen namen van bezoekers, bezoekdata, berichten of inhoud van planners.

Per planner bewaren we daarnaast wanneer voor het eerst een babynaam of foto is toegevoegd, de pagina voor het eerst is gepubliceerd en een gast de eerste afspraak maakte. Beheerders zien daarvan alleen aantallen en mediane doorlooptijden per aanmeldweek.

Hoe vaak een gedeelde pagina wordt geopend, tellen we anoniem als één getal per planner per dag, zonder cookie, IP-adres of browsergegevens. Bij een nieuw account noteren we ook hoe het binnenkwam: via een gedeelde pagina, een uitnodiging, de app voor iPhone of Android of direct. Alleen toegelaten beheerders zien deze aantallen; de herkomst alleen als totaal.

• De dienst leveren(uitvoering van de overeenkomst): je account, je pagina, de deel-link en de aanmeldingen van bezoekers.
• Beveiliging en misbruik voorkomen (gerechtvaardigd belang): sessies, limieten per IP-adres en het gastnummer in de cookie.
• Contact(gerechtvaardigd belang of wettelijke plicht): je e-mailadres gebruiken we alleen om je te bereiken over je account of over de dienst. We sturen geen nieuwsbrieven.
• Betalingen(uitvoering van de overeenkomst en wettelijke plicht): Plus leveren, terugbetalen als dat nodig is, en onze administratie bijhouden.

Bezoekers geven hun naam en bericht zelf op om een afspraak met de ouders te maken. Die gegevens zijn zichtbaar voor de ouders; andere bezoekers zien alleen dat een moment, maaltijd of wens bezet is, niet door wie.

We maken geen profielen van ouders of bezoekers en nemen geen besluiten over je die alleen op automatische verwerking berusten.

• Een geüploade foto wordt gecontroleerd, verkleind tot maximaal 1600 bij 1600 pixels en ontdaan van cameragegevens zoals locatie en tijdstip.
• De foto staat in onze eigen database, niet bij een fotodienst of op een openbaar adres. Ze is alleen zichtbaar via de deel-link, zolang de pagina gepubliceerd is.
• Vervang je een foto, dan wordt de oude binnen een dag verwijderd.

We gebruiken alleen cookies die nodig zijn om de dienst te laten werken. Daarvoor is geen toestemming vereist.

Sessiecookies (kraamtijd…)

Houden ouders ingelogd. Geldig 30 dagen, dagelijks verlengd zolang je de dienst gebruikt.

Gastcookie (kp_guest)

Een willekeurig nummer waarmee bezoekers hun eigen aanmelding kunnen intrekken. Geldig 180 dagen.

Log je in via Google of Apple, dan plaatsen die diensten op hun eigen domein cookies volgens hun eigen privacybeleid.

• Hosting: de app en de database draaien op onze eigen server in Nederland. We gebruiken daarvoor geen hostingbedrijf.
• Netwerk: het verkeer naar de server loopt via Cloudflare, dat daarbij je IP-adres ziet en de verbinding beveiligt.
• Google en Apple: alleen als je ervoor kiest om daarmee in te loggen.
• Pushdiensten van Apple en Google: een melding gaat in de iPhone-app via de pushdienst van Apple en in de Android-app via Firebase Cloud Messaging van Google naar je telefoon. Apple of Google krijgt daarvoor de apparaatcode en de melding. Daarin staan de naam van je kind, de naam van de bezoeker en wat die koos. Wie een cadeau meeneemt, blijft ook in de melding anoniem.
• Je agenda: zet je een bezoek in je agenda, dan maken we een agendabestand of een link naar Google Agenda met de datum, de tijd en de naam van het bezoek. Wat daarna in je agenda staat, valt onder de agenda-app of dienst die je gebruikt.
• Stripe: als je Plus op de website koopt, handelt Stripe de betaling af. Stripe krijgt daarvoor je e-mailadres en je betaalgegevens en is daar zelf verantwoordelijk voor, volgens het eigen privacybeleid.
• Apple: koop je Plus in de iPhone-app, dan rekent Apple af via je Apple-account. Wij krijgen van Apple alleen een bewijs van de aankoop.
• Google Play: koop je Plus in de Android-app, dan rekent Google af via Google Play met je Google-account. Wij krijgen van Google een aankoopcode, die we bewaren en waarmee we de aankoop bij Google controleren.

We verkopen geen gegevens en delen niets met adverteerders. Alleen als de wet ons daartoe verplicht, geven we gegevens aan een bevoegde instantie.

Cloudflare, Google, Apple en Stripe zijn Amerikaanse bedrijven en kunnen gegevens buiten de Europese Economische Ruimte verwerken. Dat gebeurt op basis van het EU-VS-gegevensprivacykader of de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie.

Account en pagina

Zolang je account bestaat. Na een verzoek tot verwijdering wissen we alles binnen 30 dagen.

Aanmeldingen van bezoekers

Tot de ouders ze verwijderen of hun account wordt verwijderd.

Sessies

Tot 30 dagen na de laatste keer inloggen.

Uitnodigingen voor de andere ouder

Zeven dagen, of korter als de uitnodiging eerder wordt aangenomen of ingetrokken.

Apparaatcodes voor pushmeldingen

Tot je uitlogt in de app of Apple of Google laat weten dat de code niet meer geldig is.

Laatste activiteit

Zolang je account bestaat; bij elk gebruik overschreven.

Limieten per IP-adres

Maximaal een kwartier; onleesbaar gemaakt.

Vervangen foto’s

Binnen een dag verwijderd.

Aankopen van Plus

Zeven jaar, vanwege de wettelijke bewaarplicht voor de administratie. Verwijder je eerder je account, dan blijft alleen de aankoop zelf bewaard, zonder koppeling aan je account.

Back-ups

Databaseback-ups bewaren we 7 dagen; daarna verlopen ze vanzelf.

• Alle verbindingen lopen via HTTPS.
• Wachtwoorden bewaren we alleen als versleutelde hash; wij kunnen ze niet lezen.
• Deel-links zijn lang en willekeurig, niet te raden en niet vindbaar via zoekmachines.
• Namen en berichten van bezoekers worden niet naar andere bezoekers gestuurd.
• De database wordt geback-upt en staat niet open voor het internet.

Je hebt het recht om je gegevens in te zien, te laten corrigeren of verwijderen, de verwerking te laten beperken, bezwaar te maken en je gegevens in een gangbaar bestand te ontvangen. Ouders kunnen de meeste gegevens zelf aanpassen in de planner; bezoekers kunnen hun eigen aanmelding intrekken op het apparaat waarmee ze zich aanmeldden.

Voor alle andere verzoeken mail je[email protected]. We reageren binnen een maand. Ben je niet tevreden over hoe we met je gegevens omgaan, dan kun je een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

Verandert er iets in hoe we gegevens verwerken, dan passen we deze verklaring aan en zetten we de nieuwe datum bovenaan. Bij belangrijke wijzigingen laten we het ook weten via de dienst. Deze verklaring hoort bij onze algemene voorwaarden.